Privacyverklaring Van der Valk Diensten Centrum 

Wij vinden jouw privacy belangrijk. Daarom verwerken wij persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Binnen de Van der Valk-organisatie wordt gewerkt met een faciliterende entiteit (Van der Valk Diensten Centrum B.V., hierna: VDC) en afzonderlijke, zelfstandig opererende Hotel & Restaurants. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor de verwerking van jouw persoonsgegevens kan verschillen, afhankelijk van de situatie. 

VDC is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van centrale diensten en ondersteunende processen (zoals centrale systemen, websites en marketinginitiatieven, voor zover van toepassing). 

De individuele Van der Valk Hotel & Restaurants zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk voor persoonsgegevens die zij verwerken in het kader van hun eigen bedrijfsvoering, zoals reserveringen, verblijf, dienstverlening en klantcontact. 

Deze privacyverklaring ziet uitsluitend op de verwerkingen waarvoor VDC als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. Voor verwerkingen door een individueel hotel geldt de privacyverklaring van het betreffende hotel. 

Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens en zorgen voor passende beveiliging. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens VDC verwerkt, waarom wij dat doen en met wie wij gegevens eventueel delen. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op personen van wie VDC persoonsgegevens verwerkt, zoals: 

• boekers, gasten en klanten (voor zover gerelateerd aan centrale processen); 

• leveranciers en hun contactpersonen; 

• prospects, relaties en overige zakelijke contacten; 

• bezoekers van onze websites en digitale omgevingen. 

Heb je vragen of wil je weten welke gegevens VDC van jou verwerkt? Neem dan contact op met VDC via privacy@vandervalkhotelgroup.com of de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. 

Voor vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door een specifiek Van der Valk Hotel & Restaurant, kun je rechtstreeks contact opnemen met het betreffende hotel. 

Processen 

Hieronder vind je een overzicht van de processen waarvoor VDC persoonsgegevens verwerkt. Per proces staat beschreven met welk doel de gegevens worden gebruikt. 

In de tabel daaronder zie je welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken. Ook staat aangegeven in welke gevallen wij persoonsgegevens delen met derden of gebruikmaken van verwerkers die ons ondersteunen bij de uitvoering van deze processen. 

Marketing en oriëntatie 

Online advertenties via marketingcookies 

Doel 
Het tonen van gepersonaliseerde online advertenties (bijvoorbeeld via Google) aan gebruikers op basis van hun gedrag op websites en hun interactie met Van der Valk-uitingen. 

Deze advertenties zijn bedoeld om je relevante en passende aanbiedingen en content te tonen, afgestemd op jouw interesses en eerdere bezoeken. 

VDC is verwerkingsverantwoordelijke voor het plaatsen en gebruiken van marketingcookies op centrale websites en voor het inzetten van deze gegevens voor online advertentiedoeleinden. 

Wij verwerken jouw gegevens voor marketingcookies en online advertenties alleen wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven. Deze toestemming geef je bijvoorbeeld: 

• via de cookiebanner op de website; of 

• via de cookie-instellingen die je op een later moment kunt aanpassen. 

Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen op de website. 

Daarnaast kunnen – indien je daarvoor afzonderlijk toestemming hebt gegeven (bijvoorbeeld via een inschrijving voor marketingcommunicatie) – contactgegevens worden gebruikt om doelgroepen voor online advertenties samen te stellen. 

Valk Life 

Doel 
Het beheren en uitvoeren van de website www.valklife.com en bijbehorende uitingen, zoals Valk Life nieuwsbrieven en het Valk Magazine. 

De website www.valklife.com wordt beheerd door VDC. VDC is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld en verwerkt in het kader van centrale marketing- en communicatieactiviteiten, zoals Valk Life nieuwsbrieven, Valk Magazine en winacties. 

Wanneer een actie, aanbieding of communicatie betrekking heeft op een specifiek Van der Valk Hotel & Restaurant, wordt dat hotel zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de verdere verwerking van jouw gegevens (bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een prijs of reservering). In dat geval geldt de privacyverklaring van het betreffende hotel. 

Onderstaande gegevens kunnen worden verwerkt wanneer je deelneemt aan winacties, je inschrijft voor de Valk Life nieuwsbrief of het Valk Magazine, of een contactformulier invult via www.valklife.com. 

Online adventkalender 

Doel 
Het aanbieden van een online adventkalender via (digitale) kanalen, waarbij deelnemers gedurende een bepaalde periode kunnen deelnemen aan acties en kans maken op prijzen. 

De online adventkalender wordt georganiseerd en beheerd door VDC. VDC is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de registratie, deelname en organisatie van de adventkalender. 

Indien een prijs wordt aangeboden door of wordt verstrekt via een specifiek Van der Valk Hotel&Restaurant, kan dit hotel betrokken zijn bij de afhandeling daarvan (bijvoorbeeld levering van de prijs of contact met de winnaar). In dat geval is het betreffende hotel zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt in dat kader. De privacyverklaring van het betreffende hotel is dan van toepassing. 

Onderstaande gegevens kunnen wij verwerken wanneer je: 

• deelneemt aan de online adventkalender; 

• je inschrijft voor een actie of prijsvraag; 

• wordt geselecteerd als winnaar en er contact met je moet worden opgenomen; 

• een prijs ontvangt of laat bezorgen. 

Deelname aan de online adventkalender is vrijwillig en vindt plaats op basis van jouw toestemming. Om deel te nemen kan een minimumleeftijd gelden. Om dit te controleren, vragen wij je om jouw geboortedatum. 

Valk Account 

Doel 
Het Valk Account biedt gasten de mogelijkheid om gebruik te maken van persoonlijke voordelen, en om eenvoudig boekingen te doen bij deelnemende VDC Van der Valk-hotels en Valk Exclusief Hotels. Daarnaast maakt het account het mogelijk om gastgegevens en voorkeuren centraal te beheren en te gebruiken wanneer een gast inlogt. 

Het Valk Account wordt technisch en functioneel ondersteund door VDC. Voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de centrale accountomgeving treedt VDC op als verwerkingsverantwoordelijke. 

Wanneer je met jouw Valk Account inlogt bij een Valk Exclusief Hotel worden relevante account- en boekingsgegevens beschikbaar worden gesteld aan die entiteit. Valk Exclusief is vervolgens zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld in het kader van reserveringen, verblijf en het toekennen van voordelen. In dat geval geldt de privacyverklaring van Valk Exclusief en/of het betreffende hotel. 

Onderstaande gegevens kunnen wij verwerken wanneer je: 

• een Valk Account aanmaakt of gebruikt; 

• inlogt in jouw Valk Account; 

• via jouw account een boeking maakt of beheert; 

• gebruikmaakt van voordelen die gekoppeld zijn aan het Valk Account. 

Gegevens worden uitsluitend gedeeld met Valk Exclusief of een hotel voor zover: 

• deze gegevens daar ook bekend zijn of noodzakelijk zijn voor de dienstverlening; en 

• je actief gebruikmaakt van het Valk Account (bijvoorbeeld door in te loggen of te boeken). 

Creëren van gastprofielen 

Doel 
Het opstellen en gebruiken van gastprofielen om communicatie, aanbiedingen en dienstverlening beter af te stemmen op de interesses en voorkeuren van (voormalige) gasten. 

VDC verwerkt persoonsgegevens voor het samenstellen en beheren van gastprofielen in het kader van centrale marketing- en analyseactiviteiten. VDC treedt hiervoor op als verwerkingsverantwoordelijke. 

De gegevens die worden gebruikt voor het opbouwen van gastprofielen kunnen afkomstig zijn uit verschillende bronnen, waaronder gegevens over verblijven bij Van der Valk Hotel & Restaurants en interacties met centrale systemen of marketingkanalen. 

De individuele Van der Valk-hotels zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van hun eigen reserveringen, verblijven en gastrelaties. Indien hotels gegevens delen met VDC (bijvoorbeeld ten behoeve van centrale marketingactiviteiten), gebeurt dit binnen de daarvoor geldende wettelijke kaders en verantwoordelijkheden. 

Onderstaande gegevens kunnen wij verwerken wanneer je: 

• een overnachting boekt of verblijft bij een Van der Valk-hotel; 

• gebruikmaakt van diensten of producten; 

• interactie hebt met marketinguitingen of digitale kanalen; 

• toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van marketingcommunicatie (indien van toepassing).

Hotelnieuwsbrieven 

Doel: Het informeren van gasten en geïnteresseerden over diverse aan het betreffende hotel gelieerde onderwerpen. 

We houden je graag op de hoogte van interessante ontwikkelingen en aanbiedingen van de Hotel & Restaurants. Om die reden sturen we periodiek Hotelnieuwsbrieven uit. Wij verwerken jouw gegevens hiervoor wanneer je je hebt aangemeld voor een Hotelnieuwsbrief of wanneer je eerder bij het hotel bent verbleven en wij je informeren over vergelijkbare diensten, aanbiedingen of arrangementen van dat hotel. Je kunt je altijd uitschrijven voor de Hotelnieuwsbrieven. 

Online advertenties naar aanleiding van hotelbezoek 

Doel 
Het tonen van relevante online advertenties (bijvoorbeeld via Google Ads) aan (voormalige) gasten op basis van eerdere interacties, zoals een verblijf bij een Van der Valk Hotel & Restaurant of gebruik van digitale kanalen. 

Deze advertenties zijn bedoeld om je te informeren over aanbiedingen, arrangementen of andere diensten die aansluiten bij jouw eerdere verblijf of interesses. 

VDC is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt in het kader van centrale marketingactiviteiten, zoals het opstellen van doelgroepen en het inzetten van online advertenties. 

De gegevens die hiervoor worden gebruikt, zijn (deels) afkomstig van een verblijf bij een specifiek Van der Valk Hotel & Restaurant. Dat hotel is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van de boeking en het verblijf. 

Wij verwerken jouw gegevens voor online advertenties alleen wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld: 

• via de website (bijvoorbeeld via cookie-instellingen); en/of 

• bij het inschrijven voor marketingcommunicatie. 

Je kunt jouw toestemming altijd intrekken via de instellingen op de website of via de afmeldmogelijkheden in communicatie-uitingen. 

Ondersteuning en aanvullende diensten 

Vouchers 

Doel 
Het aanmaken, verstrekken, toepassen en administreren van vouchers (zoals tegoedbonnen, compensaties of promotionele vouchers) in het kader van een reservering, verblijf of klantrelatie. 

Vouchers worden in de regel uitgegeven en gebruikt door het betreffende Van der Valk-hotel. Dat hotel is daarom doorgaans zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die samenhangen met het verstrekken en inwisselen van vouchers. Voor meer informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens door een specifiek hotel verwijzen wij je naar de privacyverklaring van het betreffende hotel. 

VDC biedt ondersteunende systemen en technische infrastructuur aan voor het beheer van vouchers. Voor deze verwerkingen treedt VDC op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor specifieke onderdelen (zoals centrale registratie of platformbeheer). 

Voor de registratie en het beheer van vouchers wordt gebruikgemaakt van een extern platform (zoals Piggy). Deze partij ondersteunt de verwerking van persoonsgegevens en treedt, afhankelijk van de inrichting, op als verwerker of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. 

Onderstaande gegevens kunnen worden verwerkt wanneer je: 

• een voucher ontvangt (bijvoorbeeld bij een actie, compensatie of aankoop); 

• een voucher gebruikt bij een boeking of tijdens een verblijf; 

• contact hebt over een voucher (bijvoorbeeld bij vragen of problemen). 

Gastcontact 

Doel 
Het ondersteunen van gasten en andere betrokkenen bij vragen, verzoeken en meldingen die niet rechtstreeks of uitsluitend bij een Van der Valk Hotel & Restaurant worden gedaan en afgehandeld, bijvoorbeeld via centrale klantenservicekanalen of digitale platforms. 

VDC verwerkt in dit kader persoonsgegevens om vragen te registreren, te beoordelen en te zorgen voor een correcte en efficiënte afhandeling. Deze verwerkingen vinden plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen bieden van adequate ondersteuning en het verbeteren van de dienstverlening. 

Wanneer jouw vraag betrekking heeft op een specifiek Van der Valk-hotel (bijvoorbeeld over een reservering of verblijf), kan VDC jouw gegevens delen met het betreffende hotel. Dat hotel is vervolgens zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verdere afhandeling van jouw verzoek. In dat geval geldt de privacyverklaring van het betreffende hotel. 

Onderstaande gegevens kunnen wij verwerken wanneer je: 

• contact opneemt met de klantenservice (bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of een contactformulier); 

• een vraag stelt over een boeking, bestelling of voucher; 

• een klacht, verzoek of melding indient; 

• aanvullende informatie verstrekt om jouw vraag of verzoek af te handelen. 

Valk Store 

Doel 
Het aanbieden en faciliteren van de online verkoop van artikelen onder de Van der Valk merken. 

De Valk Store wordt beheerd door VDC. VDC is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt in het kader van de online verkoop en afhandeling van bestellingen via de Valk Store. 

Gebruik van Shopify 
Voor het functioneren van de Valk Store wordt gebruikgemaakt van het platform Shopify. Shopify treedt voor een deel op als verwerker namens VDC. Daarnaast verwerkt Shopify bepaalde persoonsgegevens voor eigen doeleinden, waarbij Shopify zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is. Voor deze verwerkingen heeft VDC geen invloed. Meer informatie hierover vind je in de privacyverklaring van Shopify. 

Onderstaande gegevens kunnen wij verwerken wanneer je: 

• de Valk Store bezoekt; 

• een account aanmaakt of gebruikt; 

• een bestelling plaatst of retourneert; 

• een betaling doet; 

• contact met ons opneemt over een bestelling. 

Voor de betaling maken wij gebruik van een externe betaaldienstverlener (Adyen). Voor de levering van bestellingen kunnen wij logistieke partijen inschakelen. Daarnaast verwerken wij bepaalde gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang om de Valk Store veilig en goed functionerend te houden.

Zakelijke relaties 

Prospects 

Doel 
Het registreren en beheren van potentiële zakelijke relaties. 

Wij verwerken jouw gegevens wanneer je interesse toont in onze diensten, contact met ons opneemt of wanneer wij onderzoeken of een zakelijke samenwerking mogelijk is. Wij gebruiken deze gegevens om contact te onderhouden en informatie te verstrekken met het oog op het aangaan van een zakelijke relatie.

Registratie zakelijke relaties 

Doel 
Het registreren en beheren van zakelijke relaties. 

Wij verwerken jouw gegevens wanneer een organisatie een zakelijke relatie met ons aangaat of onderhoudt. Wij gebruiken deze gegevens voor het vastleggen en beheren van zakelijke afspraken en overkoepelende samenwerkingsrelaties.

Corporate Portal 

Doel 
Het aanbieden en beheren van een portal voor zakelijke relaties. 

Ontvangers van persoonsgegevens 

In de bovenstaande onderdelen heb je kunnen lezen dat VDC voor bepaalde verwerkingen gebruikmaakt van externe partijen. Deze partijen noemen wij ‘ontvangers’. In dit overzicht zijn uitsluitend de ontvangers opgenomen die door VDC worden ingeschakeld in het kader van de verwerkingen waarvoor zij zelf verwerkingsverantwoordelijke is. 

Individuele Van der Valk Hotel & Restaurants maken daarnaast gebruik van eigen ontvangers voor hun bedrijfsvoering (zoals reserveringen, betalingen en verblijf). Deze ontvangers vallen onder de verantwoordelijkheid van het betreffende hotel en worden daarom niet in dit overzicht opgenomen. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar de privacyverklaring van het betreffende hotel. 

Wij maken met ontvangers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken afspraken om jouw gegevens zorgvuldig en veilig te verwerken. Deze partijen treden in dat geval op als verwerker. Sommige partijen verwerken persoonsgegevens (deels) voor eigen doeleinden en zijn daarmee zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. 

Soms worden jouw persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat is alleen toegestaan als er passende waarborgen worden geboden, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s). Waar dit van toepassing is, hebben wij deze waarborgen getroffen. 

Overzicht van ontvangers

Wijzigingen in deze privacyverklaring 

VDC kan deze privacyverklaring aanpassen als ontwikkelingen binnen onze organisatie of wijzigingen in wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. Als wijzigingen gevolgen hebben voor de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, zullen wij je hierover informeren via onze website of andere passende kanalen. Bovenaan deze privacyverklaring vind je altijd de meest recente versie en de ingangsdatum. 

Let op: individuele Van der Valk Hotel & Restaurants hanteren een eigen privacyverklaring voor de verwerkingen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Wijzigingen in die verklaringen worden door de betreffende hotels zelf gecommuniceerd. 

Jouw rechten 

Als VDC jouw persoonsgegevens verwerkt, heb je op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten. Wil je gebruikmaken van jouw rechten? Neem dan contact op met VDC via privacy@vandervalkhotelgroup.com of de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Geef daarbij duidelijk aan om welk recht het gaat. 

Als jouw verzoek betrekking heeft op een verwerking door een specifiek Van der Valk-hotel, kan het zijn dat wij je doorverwijzen naar het betreffende hotel. Dat hotel is namelijk zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking. Om jouw verzoek goed te kunnen behandelen, kunnen wij je vragen om je identiteit te bevestigen. 

Wij reageren in principe binnen 1 maand op jouw verzoek. Als dat niet lukt, informeren wij je tijdig over de reden en de mogelijke verlenging. 

Je hebt de volgende rechten: 

• Recht op inzage 
  Je kunt opvragen welke persoonsgegevens VDC van jou verwerkt. Geef daarbij zo specifiek mogelijk aan in welke gegevens je inzage wilt. 

• Recht op rectificatie 
  Je kunt ons vragen om jouw gegevens te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn. 

• Recht op vergetelheid 
  Je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. Wij beoordelen per verzoek of wij hieraan kunnen voldoen (bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten). 

• Recht op dataportabiliteit 
  Je kunt ons vragen om bepaalde persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of over te laten dragen, voor zover dit recht van toepassing is. 

• Recht op beperking van de verwerking 
  In bepaalde gevallen kun je ons vragen om het gebruik van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken. 

• Recht van bezwaar 
  Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij gebruik voor direct marketing of vanwege jouw specifieke situatie. 

• Recht om toestemming in te trekken 
  Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je die toestemming op elk moment intrekken. 

Meer informatie over jouw rechten vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Beveiliging van jouw persoonsgegevens 

VDC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. 

Deze maatregelen zijn onder meer gericht op: 

• het beveiligen van systemen en netwerken; 

• het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot bevoegde personen; 

• het waarborgen van vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens. 

Technische maatregelen: 

• Versleuteling van persoonsgegevens in rust en tijdens transport (AES-256, TLS 1.2+) 

• Multi-factor authenticatie (MFA) verplicht voor toegang tot systemen met persoonsgegevens 

• Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) via Microsoft Entra ID — medewerkers hebben uitsluitend toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor hun functie 

• Logging en monitoring van toegang tot systemen en persoonsgegevens (audit trails) 

• Endpoint protection op werkstations en servers 

• Automatische time-out en vergrendeling van sessies 

• Versleutelde e-mailcommunicatie en beveiligde bestandsoverdracht 

Organisatorische maatregelen: 

• Informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en periodiek herzien (in lijn met ISO 27001) 

• Verwerkers worden uitsluitend ingeschakeld via een getekende verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) 

• Medewerkers zijn gebonden aan geheimhoudingsplicht en ontvangen periodieke privacybewustzijnstraining 

• Procedure voor het melden en afhandelen van datalekken (inclusief melding aan AP binnen 72 uur indien van toepassing) 

• Dataclassificatiebeleid — persoonsgegevens worden geïdentificeerd, gelabeld en dienovereenkomstig behandeld 

• Bewaartermijnenbeleid met periodieke gegevensopschoning 

• Toegangsverzoeken en rechten van betrokkenen worden via een vastgesteld proces afgehandeld 

• Periodieke interne audits op naleving van het privacybeleid 

Klacht indienen 

Heb je een klacht over het gebruik van jouw persoonsgegevens door VDC? Neem dan eerst contact met ons op via privacy@vandervalkhotelgroup.com. Wij behandelen elke klacht zorgvuldig. 

Daarnaast heb je natuurlijk altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Contactgegevens 

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je weten welke persoonsgegevens VDC van jou verwerkt? Neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens: 

Van der Valk Diensten Centrum B.V. 

Stationsweg 91 
6321 LK 
privacy@vandervalkhotelgroup.com
+31 (0)88 024 6301